Geschäftsprozesse und Formulare

Geschäftsprozesse stehen im Mittelpunkt jeder Organisation, und Formulare stehen häufig im Mittelpunkt jedes Geschäftsprozesses - z.B. bei der Genehmigung von Spesenabrechnungen. Indem Sie die InfoPath Forms Services-Technologie in Office SharePoint Server 2007 nutzen, können Sie browserfähige Formularvorlagen in InfoPath entwerfen und zur Verwendung auf einer Office SharePoint Server 2007-Website bereitstellen. Benutzer müssen InfoPath nicht auf ihren Computern installiert haben, um die Formulare auszufüllen, und sie müssen auch keine Extras aus dem Web herunterladen. Sie benötigen lediglich einen Browser wie Microsoft Internet Explorer, Apple Safari oder Mozilla Firefox.

InfoPath Forms Services  Wenn Sie Formularvorlagen in Office InfoPath 2007 entwerfen und auf einer Office SharePoint Server 2007-Website bereitstellen, können Sie eine Einstellung aktivieren, die Benutzern das Ausfüllen der Formulare in einem Webbrowser ermöglicht. Diese Möglichkeit basiert auf der in Office SharePoint Server 2007 enthaltenen InfoPath Forms Services-Technologie, die - abgesehen vom Bereitstellen browserbasierter Formulare - das zentrale Speichern und Verwalten von Formularvorlagen ermöglicht. Die Formulare, die Sie auf dem Server hosten, sind browserfähige Formulare.

Wenn Sie eine Formularvorlage auf einer Office SharePoint Server 2007-Website veröffentlichen, können Sie sie nicht nur im Intranet des Unternehmens, sondern auch auf externen Websites, wie Extranetwebsites oder Firmenwebsites verteilen. Das ermöglicht Ihnen, Daten von Kunden, Partnern, Lieferanten und anderen Parteien zu sammeln, die für den Erfolg Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation wichtig sind. Ein großes Versicherungsunternehmen kann z.B. eine einzige browserfähige Formularvorlage zum Sammeln und Verarbeiten von Versicherungsansprüchen verwenden und diese Formularvorlage dann auf ihren Internet- und Intranetwebsites bereitstellen. Wenn Kunden die Website des Versicherungsunternehmens besuchen, können sie das Anspruchsformular in ihrem Browser ausfüllen. Alternativ kann der Versicherungsagent, wenn der Kunde den Versicherungsanspruch telefonisch mitteilt, das Anspruchsformular in InfoPath ausfüllen, indem er auf der internen Website für die Aufnahme von Ansprüchen darauf zugreift. Oder eine Verwaltungsbehörde sammelt Daten von Bürgern, indem sie browserfähige Formularvorlagen auf ihrer Website veröffentlicht.

Workflows  Workflows helfen beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten und Verwalten von Projektaufgaben, indem spezielle Geschäftsprozesse zu Dokumenten und Elementen auf einer Office SharePoint Server 2007-Website implementiert werden. Workflows unterstützen Organisationen bei der Einhaltung einheitlicher Geschäftsprozesse und verbessern die Effizienz und Produktivität der Organisation durch die Verwaltung der Aufgaben und Schritte, die für das Ausführen bestimmter Geschäftprozesse erforderlich sind. Office SharePoint Server 2007 umfasst verschiedene vordefinierte Workflows, die für allgemeine Geschäftsszenarios entworfen wurden:

• Genehmigung  Mit diesem Workflow wird ein Dokument oder ein Element an eine Gruppe von Personen zur Genehmigung weitergeleitet.
• Feedback sammeln  Mit diesem Workflow wird ein Dokument oder ein Element an eine Gruppe von Personen für ein Feedback weitergeleitet.
• Signaturen sammeln  Mit diesem Workflow wird ein Microsoft Office-Dokument an eine Gruppe von Personen weitergeleitet, um deren digitale Signatur zu erhalten.
• Dispositionsgenehmigung  Dieser Workflow unterstützt Datensatzverwaltungsprozesse. Dabei wird der Ablauf und die Beibehaltung von Dokumenten verwaltet, indem Benutzer auswählen können, ob abgelaufene Dokumente beibehalten oder gelöscht werden.
• Drei Status   Dieser Workflow kann zum Verwalten von Geschäftsprozessen verwendet werden, in denen Organisationen in großem Umfang Probleme oder Elemente nachverfolgen müssen, z.B. bei Problemen des Kundensupports, Vertriebsleads oder Projektaufgaben.
• Gruppengenehmigung  Dieser Workflow stellt ein hierarchisches Organigramm bereit, aus dem die genehmigenden Personen ausgewählt werden. Die genehmigenden Personen können ein Stempelsteuerelement anstatt einer Signatur verwenden. Diese Lösung wurde speziell für den ostasiatischen Markt entworfen.
• Übersetzungsverwaltung  Mit diesem Workflow wird das manuelle Übersetzen von Dokumenten verwaltet, indem Kopien des zu übersetzenden Dokuments erstellt und Übersetzern Übersetzungsaufgaben zugewiesen werden. Dieser Workflow ist nur für Übersetzungsverwaltungsbibliotheken verfügbar.

Einmaliges Anmelden  Das Feature für einmaliges Anmelden ermöglicht einem Benutzer, einen Namen und ein Kennwort zur Verwendung einer Vielzahl von Back-End-Anwendungen einzugeben. Es wird zur Integration von Back-Office-Systemen und Geschäftsanwendungen verwendet, die getrennte Anmeldedatenbanken erfordern. Die Dienste für einmaliges Anmelden in Office SharePoint Server 2007 unterstützen die Verwendung benutzerdefinierter Anmeldeinformationen und austauschbare Anmeldeinformationen von Drittanbietern.